Una empresa utiliza un programa para distribuir turnos, asignar tareas o intervenir en determinadas decisiones salariales.
Puede que el proveedor lo venda como software de recursos humanos. Puede que internamente nadie utilice la expresión «inteligencia artificial».
Desde el 5 de octubre, la etiqueta importa menos que otra pregunta: ¿ese sistema participa en una toma de decisiones y qué información debe recibir la persona trabajadora sobre él?
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, incorpora parcialmente al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1152 y sustituye al Real Decreto 1659/1998. Entre las novedades de la información que debe facilitarse sobre la relación laboral incluye expresamente los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Fue publicado el 15 de septiembre y entra en vigor veinte días después, el 5 de octubre de 2026. BOE
No estamos ante una «ley de algoritmos» ni ante una obligación general de modificar todos los contratos antes de esa fecha.
El cambio es más concreto. Y para muchas empresas, más práctico.
Qué cambia realmente el 5 de octubre de 2026
El artículo 3 del Real Decreto obliga a informar por escrito a la persona trabajadora sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral. Si toda esa información ya consta en un contrato escrito que está en poder de la persona trabajadora, la obligación se considera cumplida; si solo consta parcialmente, deberá completarse mediante uno o varios documentos escritos. BOE
Dentro de esa información aparece ahora un apartado nuevo especialmente relevante para empresas que utilizan tecnología en la gestión de personal.
El artículo 3.2.k exige informar de:
la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.
Y añade algo más cuando esos sistemas se utilizan para tomar decisiones relativas a la determinación, fijación, variación o modificación de condiciones de trabajo: deben comunicarse también sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.
La propia norma menciona decisiones sobre duración y distribución de jornada, asignación de tareas, salarios, progresión profesional, lugar de trabajo o extinción del contrato. BOE
Ese es el cambio que interesa detectar dentro de una empresa.
No basta con preguntar «¿usamos IA?».
Puede ser necesario preguntar algo mucho más concreto: ¿qué sistemas intervienen en decisiones que afectan al trabajo de una persona?
No hace falta que la empresa lo llame «inteligencia artificial»
La redacción del Real Decreto no habla únicamente de «sistemas de inteligencia artificial».
Habla de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.
Esto obliga a evitar dos errores opuestos.
El primero sería pensar que la norma solo afecta a una empresa que utiliza herramientas que comercialmente se presentan como IA.
El segundo sería considerar que cualquier programa informático utilizado por Recursos Humanos activa automáticamente esta obligación.
No es así.
Un programa que se limita a almacenar nóminas, archivar contratos o registrar vacaciones no puede equipararse sin más a un sistema automatizado de toma de decisiones. La función real de la herramienta importa.
En cambio, si un sistema interviene en la asignación de turnos, prioriza trabajadores para determinadas tareas, condiciona una recomendación de promoción o participa en decisiones sobre condiciones laborales, habrá que examinar su funcionamiento y su encaje en el artículo 3.2.k.
Son ejemplos ilustrativos. La obligación debe analizarse atendiendo a lo que realmente hace el sistema en cada organización.
Y hay una consecuencia empresarial importante: que el software sea de un proveedor externo no elimina la obligación de información de la empresa frente a sus trabajadores. La empresa tendrá que disponer de información suficiente para cumplir sus propios deberes laborales.
Esto convierte también la contratación de software de RR. HH. en una cuestión jurídica: si una empresa no sabe qué hace la herramienta que utiliza, difícilmente podrá explicar después aquello que la ley le exige informar.
Qué información debe conocer la persona trabajadora
Hay que separar dos niveles.
El primero es la existencia del sistema algorítmico o automatizado de toma de decisiones.
El segundo aparece cuando el sistema se utiliza en decisiones relativas a las condiciones de trabajo señaladas por la norma. En ese caso, la información debe alcanzar sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. BOE
Esto no significa necesariamente entregar código fuente.
El Real Decreto no formula la obligación en esos términos.
Lo que exige es información sobre el funcionamiento relevante del sistema dentro de ese proceso decisorio.
Pensemos en un ejemplo.
Una empresa utiliza un programa que calcula automáticamente una propuesta de distribución de turnos utilizando disponibilidad, carga de trabajo y determinados indicadores internos. El responsable de área puede aceptar o modificar esa propuesta.
El hecho de que exista una intervención humana posterior no debería llevar a descartar automáticamente el análisis. La cuestión es qué papel desempeña realmente el sistema en la decisión sobre la distribución de la jornada y qué información exige el artículo 3.2.k respecto de ese funcionamiento.
Una herramienta puede no adoptar formalmente la decisión final y, sin embargo, condicionar materialmente la opción que después valida una persona.
Precisamente por eso el diagnóstico no puede limitarse al nombre comercial del producto.
¿Hay que modificar todos los contratos antes del 5 de octubre?
No.
Esta es probablemente la simplificación que más conviene evitar.
El 5 de octubre es la fecha de entrada en vigor del Real Decreto. No es un plazo general para sustituir o modificar todos los contratos de trabajo existentes. BOE
Además, la información exigida no tiene que figurar necesariamente dentro del propio contrato. Puede facilitarse mediante uno o varios documentos escritos cuando no conste ya en el contrato formalizado por escrito. Puede proporcionarse en papel o electrónicamente, siempre que resulte accesible, pueda almacenarse e imprimirse y la empresa conserve prueba de su transmisión o recepción. BOE
Hay que distinguir varias situaciones.
Nuevas relaciones laborales
Para las relaciones incluidas en el capítulo II, la información del artículo 3 debe proporcionarse antes del inicio de la relación laboral. BOE
Existe además un límite relevante: ese capítulo II solo se aplica a relaciones laborales cuya duración sea superior a cuatro semanas. BOE
Relaciones que ya existan el 5 de octubre
Aquí la disposición transitoria única es determinante.
La empresa no tiene que enviar automáticamente a toda la plantilla un documento nuevo el día 5.
La persona trabajadora que ya mantenga una relación laboral puede solicitar la información del artículo 3 y, si esa información no obra ya en su poder, la empresa debe proporcionársela en el plazo de treinta días hábiles desde la recepción de la solicitud. BOE
La diferencia es considerable.
Una cosa es que la nueva regulación sea aplicable a relaciones existentes. Otra muy distinta es afirmar que todas las empresas están obligadas a rehacer de oficio todos sus contratos antes del 5 de octubre.
La norma no dice eso.
Cambios posteriores al 5 de octubre
Cuando, después de la entrada en vigor, se produzca una modificación de la información comprendida en los artículos 3.2 o 4.1, la empresa debe comunicarla lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio produzca efectos. BOE
Esto puede resultar especialmente relevante si una organización introduce posteriormente un nuevo sistema automatizado o cambia la función que desempeña una herramienta ya utilizada.
Trabajador y comité de empresa no tienen exactamente el mismo derecho de información
Esta distinción merece atención porque ambas obligaciones pueden confundirse.
El nuevo Real Decreto regula información dirigida a la persona trabajadora.
El artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores ya reconoce, desde 2021, otro derecho de información dirigido al comité de empresa: ser informado de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que afectan a decisiones que pueden incidir en las condiciones de trabajo, el acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles. BOE
No son dos formulaciones intercambiables.
| RD 723/2026 | Art. 64.4.d ET | |
|---|---|---|
| Destinatario | Persona trabajadora | Comité de empresa / representación correspondiente |
| Objeto básico | Existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones | Parámetros, reglas e instrucciones de algoritmos o sistemas de IA |
| Cuando afectan a decisiones laborales | Añade pautas, criterios y reglas de funcionamiento en los supuestos del art. 3.2.k | Comprende decisiones que pueden incidir en condiciones de trabajo, acceso y mantenimiento del empleo, incluida elaboración de perfiles |
| Sustituye a la otra obligación | No | No |
El propio artículo 8 del Real Decreto establece que sus obligaciones no desplazan otros derechos de información previstos en el Estatuto de los Trabajadores. BOE
Por tanto, una empresa con representación legal no debería preparar un único documento suponiendo que con él cumple indistintamente ambos regímenes.
Primero hay que saber quién tiene derecho a recibir qué información.
¿Y qué tiene que ver el AI Act?
Tiene relación, pero no debe mezclarse todo.
El preámbulo del Real Decreto conecta expresamente esta nueva obligación con varios preceptos del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial y con el apartado 4.b de su anexo III. BOE
Ese anexo incluye entre los usos de alto riesgo determinados sistemas de IA empleados en empleo y gestión de trabajadores, por ejemplo para adoptar decisiones que afecten a condiciones laborales, promoción o extinción de relaciones de trabajo, asignar tareas en función del comportamiento o características personales, o supervisar y evaluar rendimiento y conducta. AI Act Service Desk
Pero hay que introducir dos cautelas.
La primera: un sistema algorítmico o automatizado sometido al RD 723/2026 no tiene por qué ser necesariamente un sistema de IA de alto riesgo del AI Act.
Son marcos y conceptos distintos.
La segunda es temporal. Tras el Reglamento (UE) 2026/1744, las secciones del AI Act que contienen los principales requisitos y obligaciones de los sistemas de alto riesgo incluidos en el anexo III no comenzarán a aplicarse hasta el 2 de diciembre de 2027. BOE
Por tanto, no sería correcto presentar el 5 de octubre de 2026 como la fecha de aplicación de todas las obligaciones europeas de IA laboral de alto riesgo.
La obligación laboral española del RD 723/2026 entra antes.
La alfabetización en IA sí merece atención ahora
El artículo 4 del AI Act ya está dentro del bloque aplicable y fue reformulado por el Reglamento (UE) 2026/1744.
Su redacción vigente exige que proveedores y responsables del despliegue adopten medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA del personal y de quienes utilicen los sistemas en su nombre, teniendo en cuenta conocimientos, experiencia, formación, contexto de uso y personas afectadas. El nuevo texto aclara que no exige garantizar un nivel específico de alfabetización de cada individuo. BOE
De nuevo, es otra obligación.
Que una empresa forme adecuadamente a quienes utilizan una herramienta de IA no sustituye la obligación laboral de informar sobre determinados sistemas automatizados.
Y entregar al trabajador información sobre el sistema tampoco sustituye las obligaciones que pueda imponer el AI Act.
Cinco preguntas que una empresa debería poder responder antes del 5 de octubre
No son un formulario impuesto por el Real Decreto. Son preguntas de diagnóstico derivadas de él.
¿Utilizamos algún sistema automatizado que tome o apoye decisiones sobre personas trabajadoras?
No basta con preguntar al departamento de informática si la empresa «tiene IA». Hay que mirar RR. HH., nóminas, planificación, control de productividad, turnos, promociones y demás herramientas que intervienen en decisiones laborales.
¿Qué decisión condiciona realmente cada sistema?
Una misma aplicación puede tener módulos puramente administrativos y otros que produzcan recomendaciones, puntuaciones, clasificaciones o asignaciones.
La función concreta importa.
¿Podemos explicar las pautas, criterios y reglas de funcionamiento cuando el artículo 3.2.k lo exige?
Si la respuesta es «eso lo sabe el proveedor», existe un problema operativo previo.
La empresa necesita comprobar qué información contractual y técnica recibe del proveedor y si es suficiente para cumplir sus propias obligaciones.
¿Quién recibe actualmente información sobre esos sistemas?
Persona trabajadora y representación legal no tienen exactamente el mismo derecho de información.
Hay que identificar destinatario y contenido.
¿Tenemos documentado qué sistema interviene, con qué finalidad y en qué momento del proceso?
Sin ese inventario básico es difícil distinguir un programa administrativo de una herramienta que participa materialmente en la decisión.
Qué debería revisar una pyme aunque no tenga un «departamento de IA»
Este es probablemente el escenario más frecuente.
La pyme no ha desarrollado ningún algoritmo.
Compra un programa para gestionar personal.
Activa un módulo para cuadrar turnos.
Otro para medir rendimiento.
Quizá una funcionalidad recomienda a qué trabajador asignar una determinada tarea.
Nadie dentro de la empresa habla de gobernanza algorítmica.
Eso no resuelve la cuestión jurídica.
La empresa debería identificar primero qué hace cada funcionalidad y qué influencia tiene sobre las personas.
El análisis no empieza por la marca del software. Empieza por su uso real.
Tampoco cualquier herramienta de RR. HH. queda automáticamente incluida en el artículo 3.2.k. Hay que comprobar si estamos realmente ante un sistema algorítmico o automatizado de toma de decisiones y, en su caso, qué decisiones laborales afecta.
Para una pyme, ese inventario tiene además una utilidad que va más allá del Real Decreto.
Permite detectar si la herramienta utiliza datos personales, si existe un proveedor tecnológico al que se comunican datos, si entra en el ámbito del AI Act y qué documentación contractual o de cumplimiento debería conservar la empresa.
El Reglamento de IA no desplaza el Derecho de protección de datos: el Reglamento (UE) 2026/1744 mantiene expresamente la aplicación del RGPD a los datos personales tratados en relación con sistemas de IA. BOE
Qué ocurre si la empresa no informa
El RD 723/2026 no crea en su texto una «multa por algoritmos» con una cuantía propia.
Eso tampoco significa que incumplir la obligación carezca de consecuencias.
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social ya tipifica como infracción leve no informar por escrito a la persona trabajadora sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral en los términos y plazos establecidos reglamentariamente. Ese es precisamente el ámbito desarrollado por el nuevo Real Decreto. BOE
Por otro lado, la transgresión de los derechos de información, audiencia y consulta de los representantes de los trabajadores y delegados sindicales constituye una infracción grave conforme al artículo 7.7 de la misma ley. BOE
Son regímenes distintos.
También lo son las posibles obligaciones derivadas del AI Act o de la normativa de protección de datos.
No debería sumarse automáticamente una lista de sanciones pertenecientes a cuerpos normativos diferentes para producir una cifra alarmante.
Primero hay que identificar qué obligación se ha incumplido.
El verdadero problema no empieza el 5 de octubre
Una empresa puede reaccionar al Real Decreto buscando una cláusula estándar.
Sería empezar demasiado tarde en el análisis.
Antes tiene que saber qué tecnología utiliza realmente en la gestión de personas.
Qué herramienta distribuye la jornada.
Cuál asigna tareas.
Si alguna puntúa o clasifica trabajadores.
Qué datos recibe.
Qué recomendación produce.
Quién puede apartarse de ella.
Y qué información conserva el proveedor sobre su funcionamiento.
Solo entonces puede determinarse qué debe comunicar a la persona trabajadora, qué información corresponde a la representación legal y qué otras obligaciones pueden concurrir en materia de IA o protección de datos.
El 5 de octubre no obliga a todas las empresas a convertirse de repente en especialistas en algoritmos.
Sí obliga a algunas a dejar de tratar determinados sistemas de decisión como una caja que simplemente «trae el software».
Para cumplir la obligación de información primero hay que saber qué hay dentro del proceso.
Una revisión útil empieza por el sistema, no por la cláusula
Si una empresa utiliza herramientas que intervienen en decisiones sobre jornada, asignación de tareas, salarios, progresión profesional, lugar de trabajo o extinción de contratos, el primer paso razonable es identificar qué sistemas intervienen, qué función cumplen y qué obligación de información resulta aplicable.
En Gestrámites abordamos esa revisión desde varias capas: uso real de la herramienta, decisiones laborales afectadas, información al trabajador y a sus representantes y, cuando corresponda, protección de datos y Reglamento Europeo de IA.
El objetivo no es añadir documentación porque exista una norma nueva. Es saber qué debe documentarse y por qué.
Nota editorial: Esta publicación ha contado con apoyo de herramientas de IA en tareas de investigación y estructuración. Su contenido ha sido revisado y validado por Gestrámites, que asume la responsabilidad editorial.